岩手県におけるMicrosoft365利用に係るプライバシーポリシー

1.基本的な考え方

　岩手県では、岩手県の業務において提供するサービスの円滑な運営に必要な範囲で、Microsoft社が提供するサービス「Microsoft365」を用いて情報を収集しています。収集した情報は、個人情報の保護に関する法律その他関係法令に基づき、利用目的の範囲内で適切に取り扱います。

2.アンケート機能（Forms）の利用について

　岩手県では、情報収集のために、Microsoft365のアンケート機能であるMicrosoft Forms（以下「Forms」という。）を利用する場合があります。回答者は、岩手県がFormsを利用して作成したフォームに回答することで、入力した情報に対し、Microsoftが行うデータ処理につき許可を与えたものとみなします。

　なお、データ処理については、Microsoft社のプライバシーポリシーによって定められています。また、Microsoft365（Formsを含む）のサービス利用による損害については、岩手県は責任を負わないものとします。

• Microsoft社プライバシーポリシー（外部リンク）

3.収集する情報の範囲

(1)　Formsでは、フォームを送信した日時等Formsの利用に係る情報を自動的に収集します。

(2)　Formsのご利用にあたっては、岩手県の業務に必要な範囲でお名前、ご住所、電話番号、メールアドレス等（以下「利用者属性」という。）の記入をお願いする場合があります。

4.利用目的

　項番3(1)で収集した情報は、岩手県の業務において提供するサービスを円滑に実施するための参考として利用します。

　項番3(2)で収集した情報は、業務の実施や今後の施策立案の参考、お問い合わせ等の回答や確認の連絡等のために利用します。なお、これらの情報は、その内容に応じ、岩手県組織内の関係部局・委員会に転送することがあります。

5.利用及び提供の制限

　岩手県では、法令に基づく開示要請があった場合、不正アクセス、脅迫等の違法行為があった場合その他特別の理由のある場合を除き、収集した情報を項番4の利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は第三者に提供いたしません。

　ただし、統計的に処理されたMicrosoft365への回答情報、利用者属性等の情報については公表することがあります。

6.安全確保の措置

　岩手県は、収集した情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他収集した情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

7.適用範囲

　本プライバシーポリシーは、岩手県がMicrosoft FormsをはじめとするMicrosoft365を利用して収集した情報においてのみ適用されます。ただし、個別のフォーム等において別途の定めがある場合はそれらの規定に従います。